Wenn Sie Ihren Steuerberater wechseln möchten, brauchen Sie dafür keinen Grund zu nennen und in der Regel auch keine langen Kündigungsfristen abzuwarten. Der Steuerberatungsvertrag ist ein Dienstvertrag, den Sie als Mandant nach § 627 BGB grundsätzlich jederzeit kündigen können, solange keine abweichende vertragliche Vereinbarung besteht. Trotzdem lohnt sich Vorbereitung: Wer Kündigung, Vollmachtsentzug und Datenübergabe in der richtigen Reihenfolge erledigt, vermeidet Lücken in der Buchhaltung und verpasste Abgabetermine. Dieser Ratgeber zeigt Ihnen den Ablauf in sieben Schritten, die Unterlagen, die Sie benötigen, und die Zeitpunkte, an denen ein Wechsel besonders reibungslos gelingt.
Das Wichtigste vorab in Kurzform
- Kündigung jederzeit möglich: Der Mandatsvertrag lässt sich als Dienstvertrag über höhere Dienste grundsätzlich fristlos beenden, sofern Ihr Vertrag keine eigene Frist vorsieht.
- Schriftform empfehlenswert: Auch ohne gesetzliches Formerfordernis sollten Sie schriftlich kündigen und den Zugang dokumentieren.
- Unterlagenherausgabe: Sind alle Honorare bezahlt, muss der bisherige Berater die Handakten nach § 66 StBerG herausgeben, auch elektronische Datenbestände.
- Zurückbehaltungsrecht: Bei offenen Rechnungen darf der alte Steuerberater Unterlagen zurückhalten.
- Vollmacht widerrufen: Ohne Widerruf der Steuerberatervollmacht bleibt der alte Berater beim Finanzamt eingetragen.
- Kosten: Der Wechsel selbst löst kein zusätzliches Honorar aus, die Steuerberatervergütungsverordnung kennt keine Wechselgebühr.
Steuerberater wechseln – wann ist es sinnvoll?
Unzufriedenheit entsteht selten wegen eines einzelnen Vorfalls. Meist summieren sich Kleinigkeiten, bis die Zusammenarbeit spürbar bremst. Typische Auslöser sind beispielsweise:
- Schlechte Erreichbarkeit: Rückrufe bleiben aus, Anfragen zu Umsatzsteuer oder Lohnabrechnung bleiben Tage liegen.
- Fehlende Digitalisierung: Belege werden weiterhin im Pendelordner transportiert, obwohl Ihre Prozesse längst digital laufen.
- Keine Branchenerfahrung: Praxen, MVZ, Holdingstrukturen oder Immobilienbestände brauchen Spezialwissen, das eine reine Allround-Betreuung nicht abdeckt.
- Fristversäumnisse: Verspätungszuschläge oder Schätzungen des Finanzamts sind ein deutliches Warnsignal.
- Vertrauensverlust: Sie verstehen die Auswertungen nicht, Rückfragen werden abgewiegelt oder Honorare sind intransparent.
- Fehlende betriebswirtschaftliche Begleitung: Sie erhalten Zahlen, aber keine Einordnung, die Ihnen bei Entscheidungen hilft.
Ein Wechsel ist auch dann sinnvoll, wenn sich Ihr Unternehmen verändert hat. Wer aus dem Einzelunternehmen eine GmbH gemacht hat oder eine Nachfolge plant, benötigt andere Beratung als beim Start.
Wie funktioniert der Steuerberaterwechsel in 7 Schritten?
Der Ablauf ist überschaubar, wenn Sie die Reihenfolge einhalten. Erst suchen, dann kündigen: So verhindern Sie, dass Ihre Buchhaltung mehrere Wochen unbetreut liegt.
- Neue Kanzlei auswählen und Erstgespräch führen. Klären Sie Zuständigkeiten, Leistungsumfang, Software und Honorargrundlage, bevor Sie das alte Mandat beenden.
- Bestehenden Vertrag prüfen. Sehen Sie nach, ob eine Kündigungsfrist, eine Mindestlaufzeit oder ein Einzelauftrag für ein bestimmtes Jahr vereinbart wurde.
- Schriftlich kündigen. Ein kurzes, sachliches Schreiben mit Datum, Mandatsnummer und dem gewünschten Beendigungstermin genügt.
- Vollmachten widerrufen. Die Steuerberatervollmacht gegenüber dem Finanzamt und der Eintrag in der Vollmachtsdatenbank müssen aktiv geändert werden.
- Unterlagen und Datenbestände anfordern. Fordern Sie Ihre Belege, Jahresabschlüsse, Bescheide und den Buchhaltungsbestand schriftlich an, am besten mit Fristsetzung.
- Übergabe an die neue Kanzlei organisieren. Bei DATEV-Kanzleien läuft die Übernahme der Mandantendaten meist direkt zwischen den Beratern, das verkürzt die Einarbeitung deutlich.
- Finanzamt und weitere Stellen informieren. Neue Vollmacht einreichen, Empfangs- und Bekanntgabevollmacht klären, bei Lohnbuchhaltung auch Krankenkassen und Sozialversicherungsträger auf den neuen Absender einstellen.
Steuerberater wechseln in 7 Schritten auf einen Blick
Die folgende Übersicht zeigt den Weg vom ersten Kontakt bis zur vollständigen Datenübergabe. Sie eignet sich als Ablaufplan, den Sie Punkt für Punkt abhaken.
So greifen die Schritte zeitlich ineinander
- Auswahl und Erstgespräch: Klärung von Umfang, Zuständigkeit und Honorar.
- Vertragsprüfung: Frist, Laufzeit und offene Aufträge feststellen.
- Kündigung: schriftlich, mit dokumentiertem Zugang.
- Vollmachtswiderruf: gegenüber Berater und Finanzverwaltung.
- Unterlagenanforderung: Belege, Abschlüsse, Bescheide, Lohndaten.
- Datenübergabe: Buchhaltungsbestand und Stammdaten an die neue Kanzlei.
- Anmeldung: neue Vollmacht, danach laufende Betreuung ohne Unterbrechung.
Wie kündigt man den alten Steuerberater richtig?
Eine besondere Form schreibt das Gesetz nicht vor, in der Praxis gilt Schriftform als Standard. Nutzen Sie ein kurzes Schreiben per Post, bei dem Sie den Versand nachweisen können. Inhaltlich reichen wenige Angaben: Ihr Name beziehungsweise die Firma, Steuernummer, die Erklärung der Kündigung, das Beendigungsdatum und die Bitte um Herausgabe aller Unterlagen sowie um eine Schlussrechnung. Eine Begründung müssen Sie nicht liefern.
Prüfen Sie vorab, welche Vertragsart vorliegt. Bei einem Dauerschuldverhältnis (laufende Buchhaltung, Lohnabrechnung, jährliche Abschlüsse) endet die Zusammenarbeit mit der Kündigung. Bei einem Einzelauftrag, etwa für eine einzelne Steuererklärung, kann eine bereits begonnene Leistung noch abzurechnen sein. Kündigen Sie zur Unzeit, kann der Berater Ersatz für Nachteile verlangen, deshalb ist ein sauber gewähltes Beendigungsdatum sinnvoll. Auch der Steuerberater kann das Mandat niederlegen, etwa wenn Honorare offen bleiben oder Unterlagen dauerhaft fehlen.
Welcher Zeitpunkt ist für den Wechsel am besten?
Möglich ist ein Wechsel ganzjährig. Angenehmer wird er, wenn ein abgeschlossener Arbeitsstand vorliegt. Nach der Erstellung des Jahresabschlusses oder nach Abgabe der Steuererklärungen liegen alle Zahlen fest. Die neue Kanzlei startet auf einem klaren Fundament.
Der Jahreswechsel ist deshalb ein beliebtes Zeitfenster: Die Finanzbuchhaltung beginnt mit neuen Salden, die Lohnabrechnung startet mit dem Januar, und der Vorjahresabschluss bleibt beim alten Berater. Wechseln Sie mitten im Jahr, ist das ebenfalls machbar, verlangt aber Abstimmung. Bei laufender Lohnbuchhaltung sollte der Übergang immer zum Monatsersten erfolgen, damit Lohnkonten, Jahreswerte und Meldungen zusammenpassen. Bei monatlichen Umsatzsteuer-Voranmeldungen klären Sie vorher, wer welchen Zeitraum übermittelt.
Welche Unterlagen brauchen Sie beim Wechsel?
Je vollständiger die Übergabe, desto schneller ist die neue Kanzlei arbeitsfähig. Fordern Sie schriftlich alles an, was zu Ihren Steuerangelegenheiten gehört. Sind sämtliche Honorarforderungen beglichen, ist der bisherige Berater zur Herausgabe der Handakten nach § 66 StBerG verpflichtet, das gilt nach den Hinweisen der Bundessteuerberaterkammer auch für elektronische Datenbestände.
Bestehen offene Rechnungen, kann der Berater ein Zurückbehaltungsrecht ausüben. Was dabei erlaubt ist und wo die Grenzen liegen, lesen Sie im Detail im Beitrag zum Zurückbehaltungsrecht beim Steuerberater.
Dipl.-Kfm. Klaus Axmann
Steuerberater, Fachberater für den Heilberufbereich (IFU/ISM gGmbH)
Experten-Tipp: Klaus Axmann zur reibungslosen Datenübergabe
„Der häufigste Stolperstein beim Wechsel ist nicht die Kündigung, sondern der Datenschnitt. Legen Sie schriftlich fest, welcher Zeitraum beim alten Berater abgeschlossen wird und ab welchem Monat der folgende Steuerberater übernehmen soll. Für die laufende Buchhaltung heißt das: Übergabe zum Monatsersten, mit Summen- und Saldenliste zum Vortag. Bei DATEV-Kanzleien lässt sich der Mandantenbestand direkt übertragen, damit bleiben Kontenbeschriftungen, Anlagenverzeichnis und Vorjahresvergleich erhalten. Fordern Sie zusätzlich die letzten drei Jahresabschlüsse und alle Bescheide an, das erspart Rückfragen und schließt Lücken, bevor sie entstehen.“
Unterlagen-Checkliste für den Steuerberaterwechsel
Diese Dokumente und Datenbestände sollten den Weg zur neuen Kanzlei finden. Nutzen Sie die Liste als Anlage zu Ihrem Anforderungsschreiben.
Diese Positionen gehören in die Anforderung
- Laufende Buchhaltung des aktuellen Jahres inklusive Kontenrahmen und Salden
- Digitaler Datenbestand (bei DATEV-Kanzleien als Mandantenbestand übertragbar)
- Jahresabschlüsse, Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen oder Einnahmen-Überschuss-Rechnungen der Vorjahre
- Eingereichte Steuererklärungen sowie alle Steuerbescheide und Einspruchsvorgänge
- Anlagenverzeichnis, Abschreibungsübersichten, Darlehens- und Leasingverträge
- Lohnkonten, Lohnjournale, Personalstammdaten, Meldebescheinigungen
- Berichte aus Betriebsprüfungen und Korrespondenz mit dem Finanzamt
Wie eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung aufgebaut ist, hilft beim Prüfen der übergebenen Vorjahreswerte.
Was kostet ein Steuerberaterwechsel?
Für den Wechsel selbst fällt kein Extrahonorar an, die Steuerberatervergütungsverordnung sieht keine solche Gebühr vor. Kosten entstehen ausschließlich für Leistungen, die tatsächlich erbracht werden.
| Kostenfaktor | Wer stellt in Rechnung | Hinweis |
| Schlussrechnung für erbrachte Leistungen | bisheriger Steuerberater | Abrechnung nach StBVV bis zum Mandatsende |
| Offene Honorare aus Vorjahren | bisheriger Steuerberater | Voraussetzung für die Unterlagenherausgabe |
| Kopier- oder Datenträgerkosten | bisheriger Steuerberater | nur in begrenztem Umfang, je nach Aufwand |
| Datenübernahme und Einrichtung | neue Kanzlei | bei kanzleiübergreifender DATEV-Übernahme meist gering |
| Einarbeitung in Vorjahre | neue Kanzlei | abhängig von Umfang und Qualität der Unterlagen |
Fragen Sie im Erstgespräch nach der Honorargrundlage. Seriöse Angebote orientieren sich an der StBVV und benennen bei Pauschalvereinbarungen genau, welche Leistungen enthalten sind.
Wie entziehen Sie die Vollmacht und informieren das Finanzamt?
Mit der Kündigung endet das Mandat. Die erteilte Vollmacht endet dadurch nicht automatisch in den Systemen der Finanzverwaltung. Widerrufen Sie deshalb ausdrücklich schriftlich die Steuerberatervollmacht und bitten Sie den alten Berater, den Eintrag in der Vollmachtsdatenbank zu löschen. Der Widerruf betrifft drei Ebenen: die allgemeine Vertretungsvollmacht, die Bekanntgabevollmacht für Steuerbescheide und die Empfangsvollmacht für Erstattungen und Schriftwechsel.
Anschließend reicht die neue Kanzlei eine eigene Vollmacht ein und wird für den elektronischen Datenabruf freigeschaltet. Damit erhält sie Zugriff auf die bei der Finanzverwaltung gespeicherten Daten und kann Erklärungen über ELSTER übermitteln. Prüfen Sie parallel, an welche Adresse künftig Bescheide gehen sollen, damit keine Post beim alten Berater landet und Einspruchsfristen unbemerkt ablaufen.
Wie finden Sie den passenden neuen Steuerberater?
Sortieren Sie vor der Suche, was Ihnen bisher gefehlt hat. Daraus ergeben sich die Kriterien: Erfahrung in Ihrer Branche, Digitalisierungsgrad, Reaktionszeiten, Teamgröße und feste Ansprechpartner. Eine Kanzlei mit mehreren Berufsträgern kann Urlaub und Krankheit abfedern, das merken Sie spätestens bei einer Frist im August.
Fragen für das Erstgespräch:
- Wer betreut mich konkret, und wie erreiche ich diese Person?
- Welche Mandate mit meinem Profil betreuen Sie bereits, etwa Heilberufe, GmbH-Strukturen oder Immobilienbestände?
- Wie läuft der Belegfluss digital ab, welche Schnittstellen zu meiner Software bestehen?
- Wie wird abgerechnet, und welche Leistungen sind enthalten?
- Wie unterstützen Sie bei der Übernahme der Daten vom bisherigen Berater?
Bei Sonderthemen zahlt sich Spezialisierung aus, etwa bei einer Holdingstruktur oder einer geplanten Praxisnachfolge im ärztlichen Bereich.
Wechsel zu Axmann & Engling in Erfurt
Sie möchten Ihre Steuerberatung in erfahrene Hände geben? Im Herzen von Erfurt betreuen wir Unternehmen, Freiberufler und Privatpersonen seit über 30 Jahren, seit 2022 als DATEV-zertifizierte digitale Kanzlei mit belegfreier Kommunikation. Vier Steuerberater mit unterschiedlichen Schwerpunkten sorgen dafür, dass immer jemand für Sie ansprechbar ist. Zu unseren Leistungen gehören Jahresabschlüsse, Finanz- und Lohnbuchhaltung, betriebliche und private Steuererklärungen sowie die zertifizierte Fachberatung für Ärzte, Zahnärzte und MVZ. Bei Unternehmensnachfolge, Erbschaftsteuer und Anteilsbewertung begleiten wir Sie ebenso wie bei Existenzgründung und betriebswirtschaftlichen Fragen. Die Datenübernahme von Ihrem bisherigen Berater organisieren wir gemeinsam mit Ihnen.
Häufige Fragen
Ja. Der Steuerberatungsvertrag ist ein Dienstvertrag über höhere Dienste und nach § 627 BGB grundsätzlich jederzeit kündbar, sofern Ihr Vertrag keine abweichende Frist enthält. Eine Begründung müssen Sie nicht angeben.
Der Wechsel selbst kostet nichts, die StBVV kennt keine Wechselgebühr. Bezahlen müssen Sie die Schlussrechnung für bereits erbrachte Leistungen sowie eventuell offene Honorare. Bei der neuen Kanzlei kann Aufwand für Datenübernahme und Einarbeitung entstehen.
Sprechen Sie Kritik zuerst direkt an und dokumentieren Sie Termine und Absprachen. Bleibt es dabei, kündigen Sie das Mandat schriftlich. Bei berufsrechtlichen Verstößen ist die zuständige Steuerberaterkammer Ansprechpartner, bei Honorarstreit können Sie die Rechnung nach StBVV prüfen lassen.
Mit einem kurzen schriftlichen Schreiben, das Ihre Daten, die Steuernummer, die Kündigungserklärung, das Beendigungsdatum sowie die Bitte um Unterlagenherausgabe und Schlussrechnung enthält. Versenden Sie es so, dass Sie den Zugang nachweisen können.
Er darf keine Rechtsberatung außerhalb seiner steuerlichen Befugnisse leisten, keine Mandate mit widerstreitenden Interessen führen und die Verschwiegenheitspflicht nicht verletzen. Unterlagen darf er nach vollständiger Honorarzahlung nicht länger zurückhalten.
Widerrufen Sie die Vollmacht schriftlich gegenüber dem Berater und bitten Sie um Löschung des Eintrags in der Vollmachtsdatenbank. Informieren Sie zusätzlich das Finanzamt und lassen Sie Bekanntgabe- und Empfangsvollmacht auf die neue Kanzlei umstellen.
Über den Autor: Klaus Axmann
Klaus Axmann ist Diplom-Kaufmann, Steuerberater und Fachberater für den Heilberufebereich (IFU/ISM gGmbH). Seine Schwerpunkte liegen in der laufenden Finanz- und Lohnbuchhaltung, Jahresabschlüssen, betrieblichen und privaten Steuererklärungen sowie in der Beratung von Ärzten, Zahnärzten, MVZ und mittelständischen Unternehmen. In der Kanzlei im Herzen von Erfurt arbeiten vier Steuerberaterinnen und Steuerberater mit unterschiedlichen Spezialisierungen zusammen, seit 2022 durchgängig digital und DATEV-zertifiziert. Einen Überblick über das gesamte Beratungsspektrum gibt die Leistungsübersicht der Kanzlei.